POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Considérant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. La Ville gère l’utilisation des renseignements personnels conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
Cette politique définit comment la Ville protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction, de sécurité, de droit d’accès et de rectification et d’hébergement de données.

2. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sont considérés comme étant des renseignements personnels les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier. Les renseignements personnels collectés par la Ville sont recueillis à l’aide de formulaires et de plateformes sur son site Internet et sont conservés par la Ville. La Ville collecte les renseignements suivants :
• Nom;
• Prénom;
• Adresse civique;
• Adresse électronique;
• Numéro de téléphone.

Les renseignements personnels sont recueillis lorsque vous :
• Utilisez notre site web et l’une de nos applications;
• Remplissez l’un des formulaires disponibles sur notre site web;
• Transmettez une requête à l’un de nos services;
• Créez un compte d’utilisateur;
• Vous inscrivez à des activités culturelles et de loisirs;
• Vous inscrivez à notre infolettre, service d’appel automatisé ou à une liste de diffusion;
• Créez un profil personnel pour accéder aux offres d’emploi et postuler en ligne;
• Communiquez avec nous par courriel ou par téléphone.

Infolettre
La Ville a créé une infolettre comme outil de communication pour informer les utilisateurs sur des sujets pertinents qui les concernent, les interpellent et les intéressent en tant que citoyens.
L’inscription à l’infolettre se fait sur une base volontaire. En s’inscrivant à l’infolettre, l’utilisateur reste à l’affût des dernières nouvelles au sujet de sa ville.

Service d’appel automatisé
La Ville a créé un système d’appel automatisé utilisé lors de mesures d’urgence. Les appels se font automatiquement à partir des numéros inscrits dans l'annuaire téléphonique ou avec le numéro de téléphone fourni volontairement par l’utilisateur.

3. GESTIONS DES TÉMOINS (COOKIES)
Des fichiers témoins sont utilisés pour faciliter et optimiser votre navigation sur les Plateformes. Ils sont téléchargés et enregistrés dans la mémoire de l’appareil que vous utilisez pour consulter des pages web. Ceux utilisés par la Ville ne permettent pas de collecter vos renseignements personnels.
La plupart des navigateurs utilisés pour accéder au web acceptent par défaut les témoins. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de confidentialité de votre navigateur afin qu’il bloque les témoins ou efface ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action ne vous empêchera pas d’accéder aux Plateformes, mais pourrait avoir une incidence sur leur performance.

4. UTILISATION
Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l’utilisateur avec son consentement libre et éclairé. Les renseignements personnels fournis doivent être exacts, complets et à jour. La Ville obtient le consentement à leur collecte, utilisation et communication ou se prévaut d’une exception applicable.
En respect des lois applicables, lorsque la Ville recueille des renseignements personnels et confidentiels, elle indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l’utilisateur pour en faire usage.
Les informations collectées sont utilisées uniquement pour les fins auxquelles elles sont recueillies. La Ville devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d’autres fins des renseignements déjà recueillis.

5. COMMUNICATION
Seuls les employés désignés pour gérer et traiter les demandes dans le cadre de leur fonction ont accès aux renseignements personnels permettant d’identifier les utilisateurs.
En aucun temps, les données collectées ne seront utilisées par la Ville pour transmettre aux abonnés des renseignements de nature commerciale, publicitaire, religieuse ou politique ou pour effectuer de la sollicitation.
Le site Internet de la Ville de Baie-Comeau peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants. La Ville n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. La Ville recommande de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Les informations personnelles transmises via ces sites de tiers seront assujetties à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.
En cas exceptionnels, la Ville peut donner accès ou communiquer vos renseignements personnels à des tiers dont les fournisseurs de services dans le cadre et aux fins de l’exécution de contrats de services ou à des autorités publiques, par exemple :
• Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
• Nos fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère les services;
• La Commission d’accès à l’information et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.

6. CONSERVATION – DESTRUCTION
La Ville conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour la durée de conservation légale applicable, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l’anonymisation (retrait des renseignements permettant d’identifier une personne) sont effectuées de façon sécuritaire.
La Ville utilise des systèmes qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.

7. SÉCURITÉ
La Ville applique des mesures de sécurité pour vos renseignements personnels afin d’en préserver la confidentialité.
La Ville applique également des mesures administratives et physiques aux fins de préserver la sécurité de vos renseignements personnels.
Même si la Ville applique des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, elle ne peut garantir que vos renseignements personnels ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis en utilisant le Service, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels.

8. ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pourrez consulter les renseignements personnels que la Ville a collectés ou obtenus vous concernant, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi.
Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels.

9. RESPONSABILITÉ DE L’UTILISATEUR
• L’utilisateur s’engage à tenir à jour ses renseignements personnels;
• L’utilisateur est responsable de l’information qu’il achemine ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements d’identification et d’authentification (code d’accès, mot de passe, etc.);
• L’utilisateur doit également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel il transmet ou reçoit l’information de la Ville est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Ville ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système de l’utilisateur.

10. HÉBERGEMENT DES DONNÉES
La Ville héberge et traite vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils pourraient être hébergés à l’extérieur du Québec, par l’entremise de fournisseurs tiers, avec des lois d’applications différentes.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

11. QUESTIONS OU PLAINTES
Toute question à l’égard de vos renseignements personnels ou plainte doit être acheminée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

12. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Ville désigne Me Joanie Perron, greffière et directrice des affaires juridiques, à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
Vous pouvez joindre le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel greffebc@ville.baie-comeau.qc.ca.

13. MODIFICATION
La Ville peut modifier le contenu de la présente politique. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur le site Internet de la Ville.

14. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil municipal, selon la résolution 2024-137 adoptée le 15 avril 2024.
 

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